*うかべん開催手順書 [#zf9755d4]
うかべん(伺的ソフトウェア勉強会)での運用手順です。
勉強会開催手順の一例として参考にしてもらってもOKです。

*3ヶ月前~1ヶ月前にやること [#j13d4ee9]
**会場を押さえる(場所と日付) [#c93ca1c4]
-勉強会の会場に適した場所は人気が高いため、予約可能になると即予約が埋まる。
-だいたい3ヶ月前ぐらいから予約可能となることが多い。
-うかべんの場合、遠隔地の参加者が多数想定される。土曜日ないし連休中日が望ましい。
-会場の条件
--(MUST)30~50名が入る
--(MUST)30~50名@大阪/60名程度@関東
--(MUST)PC用プロジェクタが使用できる
--(MUST)交通の便が適度に良い(新幹線停車駅から20~30分で会場着)
--(MUST)借りるための費用総額が高々3万円程度(主催チームが自腹割り勘で我慢できる額)
--(WANT)ネットワーク接続が確保できる
--(WANT)電源容量がある
--(WANT)ホワイトボードor黒板がある
--(WANT)飲食可能である
-可能な限り下見すること。
-登録名「伺的ソフトウェア勉強会」。後に横浜#2とかは入れないほうがいい(一度登録したデータを使いまわしするところが多いので)

**告知する [#h52f6003]
-会場を押さえた時点で、下記の場所に開催を告知する。
--(MUST)うかべんサイト
--(MUST)DISC-2
--(MUST)さくら前線(TBP)
--(MUST)IT勉強会カレンダー
---http://www.google.com/calendar/embed?src=fvijvohm91uifvd9hratehf65k%40group.calendar.google.com
---http://d.hatena.ne.jp/hanazukin/
--(WANT)自分のblog
--(WANT)自分のtwitter
--(WANT)伺か系Lingrチャット
-この段階の告知内容は、「開催場所」「開催日時」のみでよい。
-告知サイトには、連絡用メールアドレスを掲載する

**講演者を確保する [#e7167552]
-人数:4名~5名
-時間枠:30分
-時間枠:30分基本でプラスマイナス。他勉強会からのゲスト等はそちらにあわせるのも可。
-下記の方法で講演者を募集・確保する
--うかべんサイト上で公募
--メール・電話等で直接勧誘
-講演自薦者は第1優先。公序良俗に反する内容でない限り、時間を優先させる。
-自薦者で講演枠が埋まらない場合、面白そうな事をしている人を勧誘する。
--伺かプロパーである必要はなく、隣接分野であればいい。
-30分枠が埋まらない場合、LT枠を設け、上記と同じ手法で再募集する
--埋まった場合でもうまく時間を設けるのが望ましい
-講演者は決まり次第、運営MLにアドレスを登録する
-講演者には、可能なら事前に(開催1週間前を目標に)講演資料を作成してもらうようお願いする

**事前登録を開始する [#cc36888c]
-Google Document上にフォームを作成し、告知ページから登録ページへのリンクを張る
-事前登録サイトに必要な内容
--名前orNick
--メールアドレス(事前アナウンス・確認用)
--コメント
--懇親会への参加有無の確認(懇親会会費の目安額を記載)

*1ヶ月前~1週間前にやること [#m9b053d9]
**講演内容を確定する [#s1bf7bbe]
-講演者に下記の情報の提供を求める
--講演タイトル
--講演者名(対外的に別ペンネーム使用等を想定する)
--講演内容(概要、100字程度)
--講演時間
--講演者紹介で使用する画像。顔写真、イラスト等。
--発表方法(PCの使用有無、PC持参有無、プレゼン用PCの種別(窓/Mac/それ以外)、実演有無)
-講演内容は、随時サイトに反映する
-講演者の「俺はもうだめだ」「もっと短くしたい」「もっと長く時間を取りたい」等の声を聞き、フォローする。
-最悪の事態に備えて、枠1つ埋められる程度のネタは用意しておく [WANT]

**主催者前ミーティングを開催する [#pc1c5554]
-残課題と新規課題を整理し、主催者間で仕事を配分する
-定例のディスカッションネタを決める。決まったらサイトで告知する

**再度の開催告知を行う [#sed9f6f6]
-DISC-2・さくら前線TBP等に、開催日時と事前登録推奨の旨告知する
-他で参加する勉強会のLTがあれば、宣伝させてもらっても良い

*1週間前~前日までにやること [#r1e5c1f1]
**懇親会会場を押さえる [#x8d84ebf]
-1週間前の出席予定人数+αで、会場近くの飲食店を確保する
-多くの人数の参加が予想されるため、大きめのテーブルの場所が望ましい。
-予算4000マイナス程度。学生との傾斜配分で社会人4000+学生半額以下程度を狙う。
**講演タイムラインを見直す [#ob40d88a]
-講演内容・時間の確定に伴い、発表順の調整を行う
**名札を用意する [#h2fccd3a]
-一般参加者用名札50枚、スタッフ用名札10枚を用意する
--名札は10枚毎にまとめておく
-既に作成済みの名札用の紙を10分割し、封筒類に入れて持っていく
**式次第の紙を用意する [#lb88f6af]
-講演者情報を参照しつつ、タイムライン・注意書き・用語集を載せた紙を1枚印刷
-当日配布用の増刷は、当日の朝でよい
**事前配布資料を配布する [#lb785c06]
-講演者が事前配布資料を提供してくれる場合、告知ページに資料をリンクする
**集合場所を決める [#r5439bfd]
-主催者・講演者は設営を行うため、事前の集合場所・集合時間を決定し、運営MLに流す。
**事前登録者に最終案内を流す [#x67a5799]
-事前登録の際に登録されたメールアドレスに、下記の情報を確認のため流す
--開催日時・場所
--会場までの案内(Google Map、NAVITIME等へのリンクで提供)
--当日の式次第予定

*当日 [#e02484bc]
**開催前にやること [#fd353146]
-事前登録を締め切る。具体的には告知ページからリンクを外す。
-以下のものを持参する
--(MUST)名札
--(MUST)筆記用具
--(MUST)式次第の紙
--(MUST)事前登録者リスト
--(MUST)懇親会参加確認用シート
--(MUST)クリップボード
--(MUST)時間通知用のチャイム等
--(MUST)講演録音用ICレコーダー
--(MUST)テーブルタップ×2本以上(コンセントはアースなしコネクタのものにする)
--(MUST)Mac MiniDVI-VGA変換アダプタ
--(MUST)VGA延長ケーブル
--(MUST)USBメモリ(2GB)
--(MUST)ノートPC
--(MUST)事前配布資料のデータ(PC内に)
--(WANT)プロジェクター(会場から事前に借りられなかった場合)
--(WANT)無線LAN接続を会場内に提供するための機材
--(WANT)ファイルサーバ提供機材(資料配布サービス用)
--(WANT)スケッチブック
--(WANT)募金箱
--(WANT)スタッフ表示用腕章(『超監督』『団長』など!)
--(WANT)指し棒/レーザーポインタ等(減点棒が望ましい)
-式次第の紙を50部コピーする
-会場入口付近の机を入口向きに方向を替え、受付にする
--受付には名札、筆記用具、式次第の紙、事前登録者リスト、スケッチブック、募金箱を設置する
-主催者および協力者のうち1名が受付に張り付き、以下の業務に講演開始まで従事する
--入場者に事前登録の有無を確認し、事前登録者リストにチェックを入れる
--入場者に名札、式次第の紙を渡す
--入場者が講演者だった場合、他の主催者に連絡する
-テーブルタップをコンセントからPC・プロジェクタ付近へと配線する
-プロジェクターを設置し、画面が正しく写るかテストする
-ICレコーダーを設置し、会場内の音を拾っているかテストする。電池と録音残時間も確認する。
--設置場所は演台付近のテーブル
-無線LAN接続を提供可能な場合、APのSSID、パスワードをホワイトボードに告知

**開始 [#c7cf32d9]
-MCは最初に勉強会の説明、式次第の説明、注意事項を話す
-MCの前振り開始時点から録音スタート、質疑応答が終了し拍手で録音停止。講義ごとに録音ファイルを切る。
-講演者の遅刻・順番組み換えの申し出があった場合、MCの判断で式次第の順番を入れ替える
-講演開始後に入場者が来た場合、MC以外の主催者が対応する。
-通常講演は時間終了5分前に予鈴、終了時刻で本鈴を鳴らす。LTは終了1分前に予鈴。
-講演の間に懇親会参加確認用シートを回し、参加予定者に名前を書いてもらう
--全員にシートが回った時点で、主催者は懇親会会場に人数の最終連絡を行う
-最後の休憩時間の間に、主催者はディスカッションの参加者を選定する。
-ディスカッションは、選定した参加者を前に呼び、プロジェクタ等は撤去した状態で実施する。

**終了 [#sa4f37dd]
-MCは懇親会会場への移動法案内、移動前の集合場所を告知する
-MCは名札にコメント等を記入するよう案内する
-名札は入口で回収する
-会場を出た場所で懇親会へ移動する集団の集合場所を設定する
-人数が確認できた時点で、懇親会場へ移動する

**懇親会 [#o7f148ce]
-楽しめ!
-なるべく多くの人が互いに知り合えるよう、主催者は配慮すること

*事後 [#cf560dbc]
-名札と事前登録者シートを照合し、出席人数を最終確定する
-名札のコメントを集計し、今後の運営の基礎データとする
-募金額を集計し、サイトで御礼とともに告知する。
--ToDo:今後は会計報告が望ましいだろう(MUSTではないと判断)
-可能ならサイトをトラックバック受付可能にし、参加者が感想のtbを飛ばせるようにする
--無理な場合でも、Wikiやblog等に感想を見つけ次第集計が望ましい
-事前配布しなかった資料について、講演者と交渉しサイトに掲載する
-当日録音データは録音レベル補正・ノイズ除去・不要部分削除を行った上、mp3形式でサイトに掲載する

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