さとー/うかべん開催手順書

うかべん開催手順書†

うかべん（伺的ソフトウェア勉強会）での運用手順です。 勉強会開催手順の一例として参考にしてもらってもOKです。

3ヶ月前～1ヶ月前にやること†

会場を押さえる（場所と日付）†

• 勉強会の会場に適した場所は人気が高いため、予約可能になると即予約が埋まる。
• だいたい3ヶ月前ぐらいから予約可能となることが多い。
• うかべんの場合、遠隔地の参加者が多数想定される。土曜日ないし連休中日が望ましい。
• 会場の条件
  • (MUST)30～50名＠大阪／60名程度＠関東
  • (MUST)PC用プロジェクタが使用できる
  • (MUST)交通の便が適度に良い（新幹線停車駅から20～30分で会場着）
  • (MUST)借りるための費用総額が高々3万円程度（主催チームが自腹割り勘で我慢できる額）
  • (WANT)ネットワーク接続が確保できる
  • (WANT)電源容量がある
  • (WANT)ホワイトボードor黒板がある
  • (WANT)飲食可能である
• 可能な限り下見すること。
• 登録名「伺的ソフトウェア勉強会」。後に横浜#2とかは入れないほうがいい（一度登録したデータを使いまわしするところが多いので）

告知する†

• 会場を押さえた時点で、下記の場所に開催を告知する。
  • (MUST)うかべんサイト
  • (MUST)DISC-2
  • (MUST)さくら前線(TBP)
  • (MUST)IT勉強会カレンダー
    • http://www.google.com/calendar/embed?src=fvijvohm91uifvd9hratehf65k%40group.calendar.google.com
    • http://d.hatena.ne.jp/hanazukin/
  • (WANT)自分のblog
  • (WANT)自分のtwitter
  • (WANT)伺か系Lingrチャット
• この段階の告知内容は、「開催場所」「開催日時」のみでよい。
• 告知サイトには、連絡用メールアドレスを掲載する

講演者を確保する†

• 人数：4名～5名
• 時間枠：30分基本でプラスマイナス。他勉強会からのゲスト等はそちらにあわせるのも可。
• 下記の方法で講演者を募集・確保する
  • うかべんサイト上で公募
  • メール・電話等で直接勧誘
• 講演自薦者は第1優先。公序良俗に反する内容でない限り、時間を優先させる。
• 自薦者で講演枠が埋まらない場合、面白そうな事をしている人を勧誘する。
  • 伺かプロパーである必要はなく、隣接分野であればいい。
• 30分枠が埋まらない場合、LT枠を設け、上記と同じ手法で再募集する
  • 埋まった場合でもうまく時間を設けるのが望ましい
• 講演者は決まり次第、運営MLにアドレスを登録する
• 講演者には、可能なら事前に（開催1週間前を目標に）講演資料を作成してもらうようお願いする

事前登録を開始する†

• Google Document上にフォームを作成し、告知ページから登録ページへのリンクを張る
• 事前登録サイトに必要な内容
  • 名前orNick
  • メールアドレス（事前アナウンス・確認用）
  • コメント
  • 懇親会への参加有無の確認（懇親会会費の目安額を記載）

1ヶ月前～1週間前にやること†

講演内容を確定する†

• 講演者に下記の情報の提供を求める
  • 講演タイトル
  • 講演者名（対外的に別ペンネーム使用等を想定する）
  • 講演内容（概要、100字程度）
  • 講演時間
  • 講演者紹介で使用する画像。顔写真、イラスト等。
  • 発表方法（PCの使用有無、PC持参有無、プレゼン用PCの種別（窓/Mac/それ以外）、実演有無）
• 講演内容は、随時サイトに反映する
• 講演者の「俺はもうだめだ」「もっと短くしたい」「もっと長く時間を取りたい」等の声を聞き、フォローする。
• 最悪の事態に備えて、枠1つ埋められる程度のネタは用意しておく [WANT]

主催者前ミーティングを開催する†

• 残課題と新規課題を整理し、主催者間で仕事を配分する
• 定例のディスカッションネタを決める。決まったらサイトで告知する

再度の開催告知を行う†

• DISC-2・さくら前線TBP等に、開催日時と事前登録推奨の旨告知する
• 他で参加する勉強会のLTがあれば、宣伝させてもらっても良い

1週間前～前日までにやること†

懇親会会場を押さえる†

• 1週間前の出席予定人数＋αで、会場近くの飲食店を確保する
• 多くの人数の参加が予想されるため、大きめのテーブルの場所が望ましい。
• 予算4000マイナス程度。学生との傾斜配分で社会人4000＋学生半額以下程度を狙う。

講演タイムラインを見直す†

• 講演内容・時間の確定に伴い、発表順の調整を行う

名札を用意する†

• 一般参加者用名札50枚、スタッフ用名札10枚を用意する
  • 名札は10枚毎にまとめておく
• 既に作成済みの名札用の紙を10分割し、封筒類に入れて持っていく

式次第の紙を用意する†

• 講演者情報を参照しつつ、タイムライン・注意書き・用語集を載せた紙を1枚印刷
• 当日配布用の増刷は、当日の朝でよい

事前配布資料を配布する†

• 講演者が事前配布資料を提供してくれる場合、告知ページに資料をリンクする

集合場所を決める†

• 主催者・講演者は設営を行うため、事前の集合場所・集合時間を決定し、運営MLに流す。

事前登録者に最終案内を流す†

• 事前登録の際に登録されたメールアドレスに、下記の情報を確認のため流す
  • 開催日時・場所
  • 会場までの案内（Google Map、NAVITIME等へのリンクで提供）
  • 当日の式次第予定

当日†

開催前にやること†

• 事前登録を締め切る。具体的には告知ページからリンクを外す。
• 以下のものを持参する
  • (MUST)名札
  • (MUST)筆記用具
  • (MUST)式次第の紙
  • (MUST)事前登録者リスト
  • (MUST)懇親会参加確認用シート
  • (MUST)クリップボード
  • (MUST)時間通知用のチャイム等
  • (MUST)講演録音用ICレコーダー
  • (MUST)テーブルタップ×２本以上（コンセントはアースなしコネクタのものにする）
  • (MUST)Mac MiniDVI-VGA変換アダプタ
  • (MUST)VGA延長ケーブル
  • (MUST)USBメモリ（2GB）
  • (MUST)ノートPC
  • (MUST)事前配布資料のデータ(PC内に)
  • (WANT)プロジェクター（会場から事前に借りられなかった場合）
  • (WANT)無線LAN接続を会場内に提供するための機材
  • (WANT)ファイルサーバ提供機材（資料配布サービス用）
  • (WANT)スケッチブック
  • (WANT)募金箱
  • (WANT)スタッフ表示用腕章（『超監督』『団長』など！）
  • (WANT)指し棒/レーザーポインタ等（減点棒が望ましい）
• 式次第の紙を50部コピーする
• 会場入口付近の机を入口向きに方向を替え、受付にする
  • 受付には名札、筆記用具、式次第の紙、事前登録者リスト、スケッチブック、募金箱を設置する
• 主催者および協力者のうち１名が受付に張り付き、以下の業務に講演開始まで従事する
  • 入場者に事前登録の有無を確認し、事前登録者リストにチェックを入れる
  • 入場者に名札、式次第の紙を渡す
  • 入場者が講演者だった場合、他の主催者に連絡する
• テーブルタップをコンセントからPC・プロジェクタ付近へと配線する
• プロジェクターを設置し、画面が正しく写るかテストする
• ICレコーダーを設置し、会場内の音を拾っているかテストする。電池と録音残時間も確認する。
  • 設置場所は演台付近のテーブル
• 無線LAN接続を提供可能な場合、APのSSID、パスワードをホワイトボードに告知

開始†

• MCは最初に勉強会の説明、式次第の説明、注意事項を話す
• MCの前振り開始時点から録音スタート、質疑応答が終了し拍手で録音停止。講義ごとに録音ファイルを切る。
• 講演者の遅刻・順番組み換えの申し出があった場合、MCの判断で式次第の順番を入れ替える
• 講演開始後に入場者が来た場合、MC以外の主催者が対応する。
• 通常講演は時間終了5分前に予鈴、終了時刻で本鈴を鳴らす。LTは終了1分前に予鈴。
• 講演の間に懇親会参加確認用シートを回し、参加予定者に名前を書いてもらう
  • 全員にシートが回った時点で、主催者は懇親会会場に人数の最終連絡を行う
• 最後の休憩時間の間に、主催者はディスカッションの参加者を選定する。
• ディスカッションは、選定した参加者を前に呼び、プロジェクタ等は撤去した状態で実施する。

終了†

• MCは懇親会会場への移動法案内、移動前の集合場所を告知する
• MCは名札にコメント等を記入するよう案内する
• 名札は入口で回収する
• 会場を出た場所で懇親会へ移動する集団の集合場所を設定する
• 人数が確認できた時点で、懇親会場へ移動する

懇親会†

• 楽しめ！
• なるべく多くの人が互いに知り合えるよう、主催者は配慮すること

事後†

• 名札と事前登録者シートを照合し、出席人数を最終確定する
• 名札のコメントを集計し、今後の運営の基礎データとする
• 募金額を集計し、サイトで御礼とともに告知する。
  • ToDo:今後は会計報告が望ましいだろう（MUSTではないと判断）
• 可能ならサイトをトラックバック受付可能にし、参加者が感想のtbを飛ばせるようにする
  • 無理な場合でも、Wikiやblog等に感想を見つけ次第集計が望ましい
• 事前配布しなかった資料について、講演者と交渉しサイトに掲載する
• 当日録音データは録音レベル補正・ノイズ除去・不要部分削除を行った上、mp3形式でサイトに掲載する